UNIDAD: III REDACCIÓN DE DOCUMENTOS EJECUTIVOS Y TÉCNICOS

CUALIDADES DE LA REDACCIÓN DE DOCUMENTOS EJECUTIVOS Y TÉCNICOS.

En esta unidad se presentan y describen todos aquellos documentos ejecutivos el cual se divide  en dos grandes bloques: los documentos ejecutivos y los documentos técnicos. Los primeros son de uso cotidiano en cualquier organización, como son carta, memorándum, oficio y circular y los segundos son propios de la especialidad que son proyecto, currículum, manual, reporte, bitácora, informe y minuta.

DOCUMENTOS EJECUTIVOS

La carta

Es un documento que sirve para transmitir mensajes a través del servicio postal. Que se clasifica en:

·         Cartas privadas: incluyen las cartas personales o familiares y van dirigidas a los amigos o familiares.

·         Cartas comerciales: su contenido está relacionado con los negocios: compras, ventas, pedidos, cotizaciones, cobros, remisiones, etc. 

·         Cartas oficiales o formales: tratan asuntos de las dependencias oficiales: oficinas gubernamentales, universidades, escuelas, etc.

·         Carta poder: es un documento mediante el cual se otorga poder a una persona para realizar diversas actividades en nombre de otra; en ella intervienen las personas siguientes: la que otorga el poder, la que lo acepta y los testigos.

Memorándum

Es un medio de comunicación que se envía al personal de una misma empresa. En este documento es imprescindible la palabra Memorándum

Oficio

Es toda comunicación escrita que emana de las diversas dependencias del Gobierno, ya sea Federal, Estatal o Municipal.  

Circular

Es un escrito que tiene la finalidad de que un mismo asunto se haga del conocimiento de numerosas personas en forma simultánea.

DOCUMENTOS TÉCNICOS

Proyecto

Es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas.

Currículum

Este documento consta del conjunto de datos que identifican a una persona, describiendo su historial académico y su vida profesional, e informan acerca de sus capacidades y habilidades para desarrollar un empleo. La presentación del currículum debe ser impecable; por lo tanto, ha de elaborarse con detenimiento, sin errores ortográficos ni mecanográficos.

Reporte

Es aquel documento que se utilizará cuando se quiera informar o dar noticia acerca de una determinada cuestión. 

Puede emplearse internamente dentro de una empresa, por ejemplo, entre jefes de área con destino al gerente general para darle una idea del funcionamiento de cada sector.

Bitácora

Es un registro escrito de las acciones que se llevaron a cabo en cierto trabajo o tarea. En si es un cuaderno en el cual estudiantes, diseñadores y trabajadores de empresas en general, entre otros, desarrollan su trabajo, anotan cualquier información que consideren que puede Informe

Un informe es el texto a través del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular. Por lo general, va dirigido a quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este modo, es posible que se le realicen correcciones y modificaciones antes de que éste lleve a su etapa final. 

Minuta

Las minutas son el expediente escrito de una reunión o audiencia. 

Proporcionan una descripción de la estructura de la reunión. Son elaboradas a menudo en el momento de la audiencia por un mecanógrafo o secretario, que puede registrar la reunión en taquigrafía, y posteriormente la mecanografía y la distribuye a los participantes. 

Los documentos ejecutivos y técnicos sirven  y son utilizados por cualquier profesional en su campo laboral.

La forma de trabajo de la maestra es muy buena porque permite entender  las clases con facilidad y esto nos ayuda a comprender mejor los temas.

Expresión Oral Y Escrita II

Unidad II         Comunicación Formal

LA COMUNICACIÓN INFORMAL

La comunicación informal es  cuando no se tiene una organización determinada pero si una estructura, los temas son indeterminados y muy flexibles, son espontaneas y cotidianas, el registro de habla es informal o coloquial. Esta comunicación complica un buen entendimiento del mensaje que se quiere transmitir, debido a que no se respetan tiempos de habla para cada uno de los integrantes, existen interrupciones al modo de que se está hablando de algún tema, no existe la estructura normal que se debe de llevar a cabo para transmitir un mensaje.

Dialogo

Es el intercambio de palabras sobre un tema conocido para ambas personas, donde cada una de ellas da su punto de vista, donde se respeta la opinión de cada uno de los participantes.

Conversación

Una conversación es un dialogo entre dos o más personas. Se establece una comunicación a través del  lenguaje  hablado un ejemplo es por teléfono y escrito en una sala de chat. La conversación puede girar en torno a uno o muchos temas y está condicionada por el contexto.

Coloquio

Consiste en una reunión de personas para intercambiar ideas, informaciones u opiniones sobre un tema o problema sobre el que no necesariamente tienen que estar en desacuerdo.

El coloquio debe ser dinámico, debe dialogarse pero siempre y cuando se respete la participación de cada uno de los participantes.

Confidencia

Es propiedad de la comunicación información que pretende garantizar solo el acceso a las personas autorizadas. Es sinónimo del secreto ya que la conversión solo está destinada para personas  autorizadas dentro de la conversación  y la mayoría de dicha información desconoce.

Es una conversación entre varias personas de manera reservada o secreta o con seguridad recíproca. De acuerdo  a las clases todo fue entendido. 

Expresión Oral Y Escrita II

Unidad II         Comunicación Formal

Es la comunicación en donde el mensaje se origina en un determinado nivel y va dirigido a un nivel superior o de un mismo nivel. Esta comunicación suele utilizar medios tales como intercomunicadores, teléfonos, circulares, memorandos,  cartas, publicaciones, informes, reportes, reuniones, eventos, etc. También sirve para llevar a cabo una mayor eficacia organizada.

Dentro de la comunicación formal se encuentra el panel, mesa redonda, discurso y la conferencia.

Panel

El panel es la exposición de un tema por un grupo de personas o de forma individual sobre un tema en concreto. En u panel los expertos conocen el tema en profundidad, exponen su punto de vista y opinión sobre la cuestión en forma de dialogo o conversación.

Los participantes del panel son: moderador que es quien anuncia el tema y el objetivo de la discusión.

Expertos: generalmente participan entre cuatro a seis miembros especialistas en el tema. Los integrantes del Panel tratan de desarrollar a través de la conversación todos los aspectos posibles del tema, para que el auditorio obtenga así una visión relativamente completa acerca del mismo. En el  desarrollo el  moderador inicia la sesión, presenta a los miembros del panel y formula la primera pregunta acerca del tema a tratar. Unos cinco minutos antes de la terminación del diálogo, el coordinador invita a los miembros a que hagan un resumen muy breve de sus ideas. Finalmente el propio coordinador, basándose en notas que habrá tomado, destacará las conclusiones más importantes.

Mesa redonda

La mesa redonda se efectúa cuando se desea conocer el punto de vista de distintas personas sobre un tema determinado.

      Se debe motivar y determinar con precisión el tema,  buscar a las personas que expondrán en la mesa redonda y  efectuar una reunión previa con el coordinador para establecer el orden de exposición, el tema y subtemas que serían interesante tratar. El coordinador inicia la mesa redonda: presenta una breve introducción del tema que se va a tratar, explica el desarrollo de la mesa redonda y presenta a  los expositores.

Al concluir las exposiciones de todos los participantes, el coordinador hace un resumen de las ideas formuladas por cada expositor y destaca las diferencias.

Conferencia

Es una comunicación en público sobre algún tema concreto. El auditorio puede interrumpir para realizar preguntas o hacer comentarios y se pueden realizar anotaciones de las preguntas, el orador hará una invitación para realizar preguntas al final de cada idea principal.

El conferencista debe usar la técnica de dirigir la mirada a varios puntos de la conferencia, para que así el público se sienta importante.

Manejar con cuidado la gesticulación facial, movimientos de brazos y manos, así se evita que la audiencia se distraiga.

Discurso

El discurso es un evento comunicativo social, realizado mediante el empleo de elementos lingüísticos. Su principal función ha sido desde sus orígenes comunicar o exponer pero con el objetivo principal de persuadir.  Articula el enunciado con una situación de comunicación singular, es decir, con la intención del autor, con el oyente o auditorio, con el año, el tiempo o temática determinada, entre otros. Es el mecanismo más efectivo para entablar comunicación con un determinado público; por ende, dentro del discurso  debe haber un vínculo previo entre el orador, oyente y auditorio.

Gracias a la  dramatización las clases fueron reforzadas.